Lợi ích của kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng
Trong các quy trình tuyển dụng thì phỏng vấn chính là khâu duy nhất mà ứng viên và nhà tuyển dụng sẽ trao đổi trực tiếp cùng nhau. Thông qua cuộc phỏng vấn, mục đích cần đạt được của cả đôi bên là vô cùng lớn nhưng thời gian lại vô cùng hạn chế. Vậy nên, việc nắm bắt tốt kỹ năng phỏng vấn ứng viên sẽ giúp cả nhà tuyển dụng và ứng viên tận dụng triệt để thời gian và nâng cao hiệu quả phỏng vấn. Một cuộc phỏng vấn hiệu quả sẽ cho phép nhà tuyển dụng xác nhận và xác định tính cách, kỹ năng, kinh nghiệm của đối phương có phù hợp với nhu cầu và văn hóa của công ty hay không.
1. Cách phỏng vấn tuyển dụng phổ biến
Ngày nay, phỏng vấn được diễn ra thông qua các hình thức khác nhau. Nhưng phổ biến nhất có thể kể đến ba cách phỏng vấn nhân viên sau:
- Phỏng vấn qua điện thoại: Được sử dụng để nhà tuyển dụng và ứng viên trao đổi sơ lược về các nội dung cơ bản. Ví dụ như: Kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ và mức lương mong muốn của ứng viên có phù hợp với nhu cầu của nhà tuyển dụng không.
- Phỏng vấn trực tiếp một đối một: Vì chỉ có 2 người nên cuộc phỏng vấn có thể sử dụng những hình thức phỏng vấn vô cùng đa dạng.
- Phỏng vấn theo nhóm: Đặc trưng của loại này chính là số lượng người. Đó có thể là mô hình nhiều ứng viên – một nhà tuyển dụng hay ngược lại. Hoặc cũng có thể là đôi bên đều có sự tham gia của hai người trở lên.
2. Kỹ năng phỏng vấn của nhà tuyển dụng
a, Bước chuẩn bị
- Hiểu rõ yêu cầu, thông tin về vị trí cần tuyển dụng: Khi bạn là nhà tuyển dụng, hãy chắc chắn rằng bạn hiểu rõ ràng những thông tin liên quan đến vị trí mà bạn đang tuyển.
Trong trường hợp bạn cảm thấy vị trí có tính chuyên môn cao và bạn chưa nắm chắc, đừng ngại ngần liên hệ với trưởng phòng hoặc người chịu trách nhiệm phòng có vị trí đó để xác định và nắm rõ các yêu cầu và thông tin liên quan đến vị trí - Chọn lọc ứng viên: Trong quá trình tuyển dụng, bạn sẽ nhận được CV của rất nhiều ứng viên. Bạn hãy thận trọng sàng lọc và tìm ra các ứng cử viên tiềm năng nhất cho vị trí bạn đang tuyển. Đây chính là lúc kỹ năng tuyển dụng của bạn tỏa sáng đấy!
Để việc chọn lọc ứng viên được diễn ra công bằng và khách quan, bạn hãy chuẩn bị sẵn cho mình một bộ tiêu chuẩn với các yêu cầu đối với ứng viên được mô tả cụ thể và rõ ràng bạn nhé! - Sắp xếp địa điểm và thời gian phỏng vấn tuyển dụng: Khi đã lọc được danh sách ứng viên, bạn hãy sắp xếp địa điểm và thời gian hẹn phỏng vấn tuyển dụng phù hợp cho mỗi người.
Lưu ý: Bạn cần tránh việc việc vô tình xếp trùng giờ hoặc giờ hẹn các ứng viên cách nhau quá gần. Bạn cũng có thể linh hoạt trong việc lựa chọn hình thức phỏng vấn online hoặc offline sao cho thuận tiện nhất cho đôi bên nhưng vẫn đảm bảo chất lượng cuộc phỏng vấn. - Liên lạc với ứng viên: Sau khi sắp xếp xong, bạn hãy liên hệ một cách nhanh nhất đến ứng viên để gửi kết quả và kèm theo lịch hẹn phỏng vấn.
Bạn có thể lựa chọn giữa gửi mail và gọi điện. Nhưng nếu gọi điện, hãy chắc rằng mình không gọi vào các khung giờ dễ gây bất tiện cho đối phương như giờ nghỉ trưa và đêm muộn nhé!
b, Nhà tuyển dụng nên hỏi gì khi phỏng vấn
Các nhà tuyển dụng nên hỏi gì khi phỏng vấn? Các câu hỏi phỏng vấn vô cùng đa dạng, nhưng có thể phân chia thành các nhóm câu hỏi sau:
- Câu hỏi chung: Các câu hỏi này sẽ xoay quanh nội dung về kinh nghiệm, công việc trước đây, lý do chọn công việc này, hiểu biết về công ty, v.v. Các câu hỏi này nhắm tới việc xác thực thông tin ứng viên cung cấp trong CV và mục đích họ apply cho vị trí này.
- Câu hỏi hành vi: Đối với nhóm câu hỏi này, nhà tuyển dụng sẽ tập trung vào phong cách làm việc và kỹ năng giải quyết vấn đề của ứng viên trong công việc và cuộc sống.
- Câu hỏi giả thuyết: Nhà tuyển dụng sẽ đưa ra các giả thiết (thường là các tính huống khó xử) để ứng viên bộc lộ ra phản ứng của họ trước vấn đề. Và từ đó, nhà tuyển dụng có thể đánh giá khả năng giải quyết vấn đề của họ.
- Câu hỏi gây áp lực: Đây là nhóm câu hỏi “thể tiến hóa” từ nhóm giả thuyết, phù hợp sử dụng cho các ứng viên ứng tuyển vị trí quản lý cao cấp. Các câu hỏi thường có góc độ khai thác mới lạ và khá oái oăm.
Câu hỏi sẽ giúp thử khả năng chịu áp lực, tốc độ phản ứng và khả năng sáng tạo để giải quyết vấn đề của ứng viên. - Câu hỏi đánh giá: Đây là câu hỏi để nhà tuyển dụng đánh giá khả năng nhận thức ứng viên về chính mình. Đồng thời, đây cũng như là cơ hội để ứng viên được thể hiện bản thân nhiều hơn trước mắt nhà tuyển dụng.
- Câu hỏi thăm dò: Đây là nhóm câu hỏi dùng để tiếp tục bám theo mục đích ban đầu của nhà tuyển dụng khi ứng viên không trả lời theo hướng thông thường.
Khi câu trả lời của ứng viên không như bạn nghĩ, đừng vội lo lắng! Bạn hãy linh hoạt theo cuộc trò chuyện và ghi nhớ cá tính riêng của ứng viên.
c, Các chủ đề phỏng vấn
Tùy vào kỹ thuật phỏng vấn của nhà tuyển dụng và đặc thù của ứng viên mà chủ đề phỏng vấn có thể có sự khác nhau. Nhưng nhìn chung, bất kỳ buổi phỏng vấn nào đều xoay quanh một số chủ đề chính sau:
- Kiến thức chuyên môn
- Kỹ năng nghề nghiệp
- Hành vi và động lực của công viên khi ứng tuyển vào vị trí này và công ty này
- Những hiểu biết, tính cách và con người của ứng viên
- Năng lực và phong cách lãnh đạo của ứng viên
3. Quy trình phỏng vấn tuyển dụng
Quy trình phỏng vấn nhân sự nhìn chung đều trải qua các bước sau:
a, Bắt đầu cuộc phỏng vấn
Bạn hãy bắt đầu bằng việc tạo ra bầu không khí nhẹ nhàng giữa đôi bên. Điều này sẽ giúp ứng viên có thể thể hiện bản thân một cách trọn vẹn hơn. Và nhà tuyển dụng cũng không bị bỏ sót ứng viên tiềm năng.
b, Giới thiệu và chia sẻ thông tin giữa hai bên
Tiếp đó, bạn hãy bắt đầu giới thiệu về bản thân như tên và chức vụ chẳng hạn. Sau đó, bạn cần giới thiệu sơ lược thông tin liên quan đến vị trí công việc và công ty. Sau khi giới thiệu sơ lược, bạn nên chia sẻ với ứng viên về hình thức và quy trình phỏng vấn tuyển dụng ngày hôm nay. Để từ đó, ứng viên sẽ bắt đầu giới thiệu ngắn gọn về bản thân và chia sẻ một số thông tin chưa được thể hiện đầy đủ trên CV gửi trước đó.
c, Đặt câu hỏi phỏng vấn
Nhà tuyển dụng nên đi từ các câu hỏi chung và sau đó nâng dần độ khó và mức độ khai thác thông tin của câu hỏi.
Lưu ý: Bạn nên đi từng bước và linh hoạt quyết định đâu sẽ là điểm dừng phù hợp với từng ứng viên cụ thể.
d, Tổng kết và đánh giá buổi phỏng vấn
Nhà tuyển dụng cần kết thúc buổi phỏng vấn bằng việc tổng kết lại những gì đôi bên đã trao đổi. Sau đó, bạn nên gửi lời cảm ơn ứng viên đã tham gia buổi phỏng vấn và thông báo thời gian, hình thức thông báo kết quả phỏng vấn cho ứng viên.
4. Phỏng vấn với 8 kỹ năng hay ho
Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng là một kỹ năng cần có của bất kỳ nhà tuyển dụng nào. Nhưng khi bạn đủ khả năng để nâng tầm nó lên thành nghệ thuật phỏng vấn, bạn sẽ thành một nghệ nhân đấy. Vậy có những cách phỏng vấn ứng viên nào?
Đây là 8 kỹ năng sau:
1. Nghiên cứu hồ sơ của ứng viên cẩn thận
Hồ sơ là tất cả những gì bạn biết về ứng viên trước khi chính thức phỏng vấn. Do vậy, bạn đừng nên lãng phí nó.
Việc nghiên cứu hồ sơ ứng viên nhằm hai mục đích chính:
- Một, bạn sẽ xác minh được tính chân thực của các thông tin đưa ra. Dựa vào thông tin, bạn sẽ bắt đầu có những nhận định cơ sở về ứng viên.
- Hai, điều này cũng giúp bạn tránh khỏi việc hỏi lại những thông tin đã trình bày trong CV. Việc này vừa tốn thời gian, vừa khiến ứng viên cảm thấy sự thiếu chuyên nghiệp và thiếu tôn trọng từ bạn.
2. Giữ thái độ thân thiện và vui vẻ khi tiếp xúc với ứng viên
Thái độ thân thiện và vui vẻ của bạn sẽ giúp:
- Ứng viên dễ mở lòng hơn.
- Thu thập được nhiều thông tin có độ tin cậy cao hơn.
- Ứng viên có thể phát huy thế mạnh bản thân được tốt hơn.
3. Đừng hỏi nhiều, hãy hỏi hay
Một câu hỏi hay sẽ giúp bạn biết nhiều và biết sâu về ứng viên.
Bạn hãy xác định các mục tiêu hỏi và “thiết kế” ra những câu hỏi khéo léo. Những câu hỏi này sẽ giúp bạn thu thập thông tin được cả “chất và lượng” – số lượng và chất lượng.
4. Đừng nói nhiều, hãy nghe nhiều
Với tư cách là người thưởng thức và đánh giá, nhà tuyển dụng nên hạn chế nói quá nhiều. Thay vào đó, bạn hãy trao đổi với ứng viên thông qua việc đưa ra các câu hỏi gợi mở và lắng nghe câu trả lời từ họ.
5. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể
Ngôn ngữ cơ thể là ngôn ngữ chân thành nhất. Bởi rất khó để một người có thể nói dối đến từng cái nhấc tay, nghiêng người, nheo mắt. Do vậy, thay vì nói nhiều, nhà tuyển dụng nên sử dụng ngôn ngữ cơ thể của mình để tạo cho ứng viên cảm giác gần gũi, thoải mái. Chẳng hạn, nhà tuyển dụng có thể thể hiện việc mình đang lắng nghe bằng những cử chỉ gật đầu, cười nhẹ, ngồi thẳng lưng, v.v.
6. Hãy cho ứng viên thời gian suy nghĩ
Bạn đừng thể hiện sự thiếu kiên nhẫn khi ứng viên không lập tức trả lời câu hỏi của bạn. Hãy chờ họ chuẩn bị sẵn sàng câu trả lời với một nụ cười nhẹ nhé!
7. Ghi chú trong khi phỏng vấn
Khi phỏng vấn tuyển dụng, bạn sẽ thường phải phỏng vấn nhiều ứng viên cho cùng một vị trí. Và đôi khi dung lượng não của bạn phản chủ và các thông tin bị mất đi hoặc loạn lên. Đây cũng là một kỹ năng thuộc kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng mà các nhà tuyển dụng nên biết.
8. Kiểm soát thời gian của các buổi phỏng vấn
Bạn đừng nghĩ việc kiểm soát thời gian phỏng vấn là dư thừa. Việc này sẽ giúp nhà tuyển dụng tránh để buổi phỏng vấn này kéo dài quá lâu làm ảnh hưởng đến người tiếp theo. Mà điều này lại thể hiện tác phong bạn nói riêng và của doanh nghiệp nói chung, có chuyên nghiệp hay không. Đừng tạo ấn tượng xấu cho ứng viên ngay từ ban đầu nhé! Và dựa vào kiến thức ngôn ngữ cơ thể, nhà tuyển dụng có thể tham khảo đưa ra góc nhìn về người ứng viên thông qua các cử chỉ từ lúc bắt đầu đến kết thúc phỏng vấn.
3. Kỹ năng đánh giá ứng viên sau phỏng vấn
Đây có thể coi là kỹ năng sẽ quyết định một người tuyển dụng có thể làm tốt công việc của mình hay không. Con người sẽ có thiên kiến và sẽ có những cảm xúc thích ghét vô cùng rõ ràng. Nhưng là một người có kinh nghiệm tuyển dụng, bạn nhất định phải biết gạt sang một bên những cảm xúc cá nhân và những thiên kiến của mình. Để từ đó, bạn có thể nhìn nhận một cách công bằng và khách quan nhất về khả năng, thái độ và sự phù hợp của ứng viên đối với vị trí.